En théorie, il est possible de créer une base de données complexe à partir de simples tableaux Excel croisés avec des macro.

Ou encore de développer un système de gestion avec une véritable interface utilisateur sous Access.

En réalité, ces deux options sont fortement déconseillées par les professionnels. Explications…

Les bases de données constituent la fondation de tout système d'information dans une économie concurrentielle où la valeur ajoutée d'une entreprise est passée du traitement de la matière à celui des données.

Un système d'information n'a d'intérêt que s'il est en réseau, pour permettre à chaque collaborateur de traiter simultanément la partie des données dont il est responsable. En effet, le contraire sous-entendrait que les données doivent etre ressaisies à plusieurs reprises. Inutile de dire que toute l'efficacité du système serait perdue.

Pour permettre à des données de transiter sur des réseaux, il faut que toutes les machines parlent le même langage, un langage de transfert. Il en existe un qui est standard, appelé Protocole de Contrôle de Transmission ou plus couramment protocole TCP / IP (Transmission Control Protocol ).

Lors de l'émission d'un paquet de données, un numéro d'ordre (appelé aussi numéro de segment) est associé. A réception du segment, la machine réceptrice va retourner un accusé de réception. Grâce à une minuterie déclenchée dès son émission, le segment est réexpédié dès que le temps imparti est écoulé, car dans ce cas la machine émettrice considére que le segment est perdu... Ainsi, aucune données ne risque de se perdre!!!

ACCESS®, la solution de base de données de Microsoft®, se base sur un autre protocole, le NetBEUI.

NetBEUI est un protocole destiné à travailler en local (sur un ordinateur uniquement, et non sur un réseau). Il est certes compatible avec le protocole standard TCP / IP mais il ne prend pas en compte l'accusé réception

En conséquence, si ACCESS® peut théoriquement répondre à votre besoin, l'expérience démontre que l'absence d'accusé réception entraîne un besoin en maintenance considérable pour des bases de données en réseau fermée (LAN). Car lorsqu'un paquet de données n'arrive pas à destination, non seulement il est perdu, mais en plus, il met en danger toute l'intégrité de la base de données. En d'autres termes, il se peut que vous n'arriviez plus à l'ouvrir... et vos données sont irrémédiablement perdues.

Le développement de solution de base de données supportant les protocoles réseau (MySQL, PosgreSQL, ...) coûte généralement 50% plus cher qu'un développement sous Access... Mais c'est, à nos yeux, beaucoup moins cher que de perdre tout votre historique.

Excel pour importer vos données

Toutefois, pour des raisons de commodité d'utilisation, il peut être parfois utile d'utiliser Excel pour vos imports de données. En effet, tous les professionnels sont en mesure de mettre en place un « aspirateur » qui permettra d'alimenter votre système d'information à partir des informations saisies dans un tableau Excel en les convertissant au format csv.